بقلم نوح مارباخ، مؤسس اكس شيفت الذكاء الاصطناعي
أمضى مشغلو المطاعم سنوات في مكافحة ارتفاع تكاليف العمالة، ونقص الموظفين، وتقلص هوامش الربح. ومع ذلك، تظل إحدى أكبر وأغلى المشكلات التشغيلية مخفية إلى حد كبير عن مرأى من الجميع: جدولة الموظفين.
في جميع أنحاء صناعة المطاعم، يقضي المديرون بشكل روتيني ما بين 10 إلى 15 ساعة أو أكثر كل أسبوع في بناء الجداول الزمنية، ومعالجة طلبات PTO، وإدارة قيود التوفر، ومنع العمل الإضافي، وحل تعارضات الورديات، والاستجابة للتغييرات في التوظيف في اللحظة الأخيرة. ما كان يعتبر في السابق مهمة إدارية بسيطة تطور إلى عبئ تشغيلي كبير يكلف المطاعم الوقت والمال والموهبة الإدارية.
بالنسبة لعملية نموذجية تضم 100 موظف، يمكن أن تمثل أوجه عدم الكفاءة المرتبطة بالجدولة ما يقرب من 314,900 دولار إلى 325,300 دولار سنويًا في صورة تسرب العمل الإضافي، وعبء الإدارة، والأثر التشغيلي المرتبط بالإرهاق.
ما يبدو أنه مهمة إدارية روتينية قد تطور بهدوء إلى واحد من أغلى التحديات التشغيلية التي تواجه مشغلي المطاعم اليوم. في الواقع، هذه المشكلة بالضبط هي سبب إنشاء XShift AI.
ويمتد التأثير إلى ما هو أبعد من الجدول الزمني نفسه.
خذ بعين الاعتبار اندفاع عشاء يوم الجمعة الذي يعاني من نقص الموظفين من خلال خادمين فقط. تزداد أوقات التذاكر، ويصبح الجدول بطيئًا، وينخفض رضا الضيوف، وتضيع فرص الإيرادات. والمشكلة المعاكسة لا تقل تكلفة: فالتحول المكتظ بالموظفين يؤدي إلى تضخم تكاليف العمالة دون توليد إيرادات إضافية. يمكن لقرارات الجدولة الصغيرة أن تخلق عواقب مالية ضخمة.
يؤدي الإفراط في التوظيف إلى دفع تكاليف العمالة غير الضرورية. يؤدي نقص الموظفين إلى خدمة أبطأ، وموظفين محبطين، وأوقات أطول للتذاكر، وتجارب سلبية للضيوف، وانخفاض عدد مرات دوران الطاولة، وضياع فرص الإيرادات، والمراجعات السلبية. وفي الوقت نفسه، يضطر المديرون بشكل متزايد إلى قضاء الليالي وعطلات نهاية الأسبوع في إعادة بناء الجداول الزمنية بدلاً من التركيز على تطوير الموظفين، ورضا الضيوف، والتميز التشغيلي، ونمو المطاعم.
بالنسبة للعديد من مشغلي المطاعم، أصبحت الجدولة معركة أسبوعية ضد تعقيد القوى العاملة. والنتيجة هي دورة مكلفة من عدم كفاءة العمالة، وتسرب العمل الإضافي، والإرهاق الإداري، وتآكل الهامش الذي يمكن الوقاية منه والذي يستنزف بهدوء مئات الآلاف من الدولارات من عمليات المطاعم كل عام.
ما يفشل العديد من مشغلي المطاعم في إدراكه هو أن الجدولة لا تعني مجرد تعيين الموظفين في نوبات العمل. تتطلب كل مهمة نوبة من المديرين تقييم العشرات من المتغيرات في وقت واحد قبل نشر الجدول الزمني.
يجب على المديرين مراعاة توفر الموظفين، وميزانيات العمل، والتعرض للعمل الإضافي، وتفضيلات الموظفين، وطلبات PTO، ومتطلبات الحد الأدنى والحد الأقصى للساعة، ومتطلبات تغطية الأدوار، والامتثال لفترة الراحة، وتاريخ الحضور، ومخاوف الموثوقية، ومشكلات توافق الموظفين، ومتطلبات التوظيف عبر كل جزء من أيام الأسبوع.
قد يتطلب قرار جدولة واحد تقييم ما إذا كان الموظف متاحًا، وما إذا كان تعيين المناوبة سيؤدي إلى العمل الإضافي، وما إذا كان سيتم تجاوز ميزانيات العمل، وما إذا كانت تغطية الدور المناسبة تظل سليمة، وما إذا كان الموظف قد وافق على PTO، وما إذا كان يتم استيفاء متطلبات الحد الأدنى والحد الأقصى للساعة، وما إذا كان يتم احترام فترات الراحة المطلوبة، وما إذا كان الموظف مؤهلاً للمنصب الذي تتم جدولته، وما إذا كان الموظف يمكنه العمل بفعالية مع الموظفين المعينين بالفعل في هذا المناوبة، وما إذا كانت هناك تعارضات سابقة في الموارد البشرية، وما إذا كانت موثوقية الموظف وسجل حضوره يبرران المهمة، وما إذا كان التحول يدعم الأهداف العامة لكفاءة العمل.
قم بمضاعفة عملية صنع القرار هذه عبر العشرات أو المئات من الموظفين، والأقسام المتعددة، وفترات اليوم المتعددة، والمواقع المتعددة، ومقايضات الورديات، واستدعاءات الاستدعاء، وطلبات الإجازات، وأهداف العمل، وقيود العمل الإضافي، ومتطلبات التوظيف، والقيود التشغيلية، وسرعان ما تصبح الجدولة واحدة من أكثر المسؤوليات تعقيدًا من الناحية التشغيلية داخل مؤسسة المطعم.
هذا التعقيد هو بالضبط سبب استمرار فشل العديد من منصات الجدولة. تساعد معظم الأنظمة القديمة المديرين على تخزين المعلومات. فهي لا تلغي حاجة المديرين إلى التحقق من صحة كل قيد يدويًا. هذه واحدة من المشاكل الأساسية اكس شيفت الذكاء الاصطناعي تم تصميمه لحل.
التأثير المالي لا يأتي من الجدولة نفسها. إنها تأتي من العواقب التشغيلية التي تنشأ عندما يضطر المديرون إلى إدارة تعقيد القوى العاملة يدويًا.
ووفقا للتحليل، تنقسم الخسائر إلى ثلاث فئات قابلة للقياس: عبء الإدارة، وتسرب العمل الإضافي، وإرهاق المدير. يمكن أن تمثل هذه الفئات معًا أكثر من 314,900 دولارًا أمريكيًا إلى 325,300 دولارًا أمريكيًا سنويًا لعملية نموذجية تضم 100 موظف.
المصدر الرئيسي الأول للخسارة هو تسرب العمل الإضافي. وهذا لا يمثل إجمالي الرواتب. وهو يمثل قسط العمل الإضافي الذي يمكن تجنبه والذي يتم دفعه عند تفويت تعارضات العمل الإضافي أثناء إنشاء الجدول. إذا كان الموظف يكسب 14 دولارًا في الساعة، فإن العمل الإضافي يزيد التكلفة إلى 21 دولارًا في الساعة. الخسارة التي يمكن تجنبها هي القسط الإضافي البالغ 7 دولارات المدفوع لأن التحول أصبح عملاً إضافيًا. باستخدام نموذج الجدولة، حيث يصل ما يقرب من 35% من الموظفين إلى العمل الإضافي كل شهر ومتوسط 15 ساعة عمل إضافية شهريًا، يمكن أن تخسر عملية مكونة من 100 موظف ما يقرب من 44,100 دولارًا سنويًا في أقساط العمل الإضافي التي يمكن تجنبها وحدها.
غالبًا ما تأتي الخسارة المالية الأكبر من إرهاق المدير الناتج عن عدم استقرار الجدولة. لا يشعر المديرون بالإرهاق لأنهم لا يحبون الفرق الرائدة. إنهم يحترقون لأنهم يقضون ساعات لا حصر لها كل أسبوع في بناء الجداول الزمنية، والتعامل مع الاستدعاءات، وإعادة الجداول الزمنية، وإدارة رسائل الموظفين، ومعالجة طلبات PTO، وإنفاذ ميزانيات العمل، ومراقبة التعرض للعمل الإضافي، والتحقق من توفر الموظفين، وموازنة تفضيلات الموظفين، واحترام متطلبات الراحة، ومنع الموظفين الذين لا ينبغي لهم العمل معًا من جدولتهم معًا.
عندما يغادر المدير، يخسر المطعم أكثر بكثير من مجرد منصب. إنه يفقد الفرد الذي يفهم موثوقية الموظف، ويعرف أي الموظفين يقدمون أفضل أداء في نوبات محددة، ويفهم أي الموظفين لا ينبغي أن يعملوا معًا، ويفهم إيقاعات خدمة العملاء، والعلاقات مع البائعين، وتوقعات الإدارة العليا، وكيف يعمل المطعم فعليًا.
ويمتد التأثير المالي إلى ما هو أبعد من تكاليف التوظيف. يؤدي معدل دوران الموظفين الناتج عن الإرهاق إلى عدم الاستقرار التشغيلي الذي يمكن أن يقلل من جودة الخدمة، ويزيد من المراجعات السلبية، ويقلل من الاحتفاظ بالعملاء، ويجعل اكتساب عملاء جدد أكثر صعوبة. يعزو النموذج هذه الخسائر إلى تكلفة استبدال المدير البالغة 10000 دولار، وخسارة الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 10%، وخسارة اكتساب عملاء جدد بنسبة 10% نتيجة لانخفاض جودة الخدمة والمراجعات السلبية. بالنسبة لعملية نموذجية تضم 100 موظف، يمكن أن يبلغ إجمالي هذه الخسائر حوالي 250 ألف دولار سنويًا.
عندما يتم الجمع بين تسرب العمل الإضافي وتأثير الإرهاق، فإن ما يبدو أنه مشكلة جدولة يصبح مشكلة ربحية مخفية على مرأى من الجميع.
لسوء الحظ، فشلت العديد من أنظمة الجدولة القديمة في حل المشكلة لأنها لا تزال تتطلب من المديرين أن يكونوا محرك الجدولة.
لا يزال المديرون مسؤولين عن تذكر القيود، والتحقق من القيود، وحساب تكاليف العمالة، ومراقبة العمل الإضافي، وموازنة العدالة، ومراجعة النزاعات، وتحديد ما إذا كان الجدول الزمني يعمل يدويًا قبل نشره.
قامت منصات الجدولة القديمة برقمنة التقويم. ولم يقوموا بأتمتة عملية صنع القرار. يظل المديرون مسؤولين عن التحقق من القيود، ومنع العمل الإضافي، وموازنة ميزانيات العمل، وحل النزاعات، والتأكد من أن الجداول الزمنية تعمل فعليًا قبل نشرها.
هذا الواقع هو ما أدى إلى تطور اكس شيفت الذكاء الاصطناعي.
تم تصميم XShift AI للتخلص من عبء الجدولة اليدوية للقوى العاملة وتحويل الجدولة من عملية يدوية إلى التنفيذ الآلي للقوى العاملة.
بدلاً من مطالبة المديرين بتذكر كل قاعدة جدولة والتحقق من صحتها وموازنتها شخصيًا، يسمح XShift AI للمؤسسات بتحديد متطلبات القوى العاملة الخاصة بها مرة واحدة. يقوم المديرون ببساطة بإدخال توفر الموظفين، وسياسات PTO، وحدود العمل الإضافي، وميزانيات العمل، وتفضيلات الموظفين، ومتطلبات الدور، والحد الأدنى لساعات العمل، والحد الأقصى لساعات العمل، ومتطلبات الراحة، وقيود تعارض الموظفين، واعتبارات الموثوقية، وسياسات القوى العاملة.
ومن هناك، يصبح XShift AI هو محرك الجدولة.
يقوم المديرون ببساطة بإخبار مساعد الطيار AI بإنشاء الجدول التالي.
يعمل مساعد الطيار الآلي كواجهة تشغيل للقوى العاملة باللغة الطبيعية، على غرار التواصل مع مساعد بشري. بدلاً من التنقل بين العشرات من الشاشات والإعدادات وسير العمل، يقوم المديرون ببساطة بإخبار الذكاء الاصطناعي بالنتيجة التي يريدونها، ويقوم النظام بتنفيذ العمل.
يتحقق XShift AI تلقائيًا من التوفر، والتحولات الحالية، ومخاطر العمل الإضافي، وأهلية الدور، وتعارضات PTO، وتفضيلات الموظفين، وتأثير تكلفة العمالة، واعتبارات الموثوقية، وتعارضات الموظفين، وأهلية الموقع قبل إجراء التعيينات.
بدلاً من قيام المديرين بالتحقق يدويًا من مئات أو آلاف القرارات، يقوم النظام بإجراء التحقق تلقائيًا قبل نشر الجدول.
والنتيجة هي تحول جوهري في كيفية تنفيذ جدولة القوى العاملة. إن ما يتطلب تقليديًا من 10 إلى 15 ساعة أو أكثر كل أسبوع من الجدولة اليدوية وإصلاحات الجدول الزمني وإدارة PTO وحل النزاعات والتحقق من صحة العمل ومراقبة العمل الإضافي وتعديلات الاستدعاء يمكن تقليله إلى ثوانٍ.
لم يعد المدير هو محرك الجدولة.
يصبح النظام محرك الجدولة.
لكن الجدولة ليست سوى البداية.
يوجد في وسط المنصة نظام XShift’s AI Copilot، وهو نظام تشغيل للقوى العاملة باللغة الطبيعية يسمح للمديرين بالتواصل مع النظام الأساسي بنفس الطريقة التي يتواصلون بها مع مساعد بشري. يمكن للمديرين إنشاء جداول زمنية، وإنشاء الموظفين، وضم الموظفين، وتكوين المواقع، وإنشاء الأدوار، والموافقة على طلبات PTO أو رفضها، والإجابة على أسئلة تحليلات القوى العاملة، وتحديد فجوات التوظيف، ومراقبة استخدام العمالة، وحفظ قوالب الجدولة، والتواصل مع الفرق، وتنفيذ إجراءات القوى العاملة بالكامل من خلال اللغة الطبيعية.
اكس شيفت الذكاء الاصطناعي يتضمن أيضًا Autopilot، وهو نظام مستقل لإدارة القوى العاملة يفرض سياسات القوى العاملة بشكل مستمر دون الحاجة إلى تدخل المدير.
يمكن للطيار الآلي التعامل تلقائيًا مع استدعاءات الموظفين، وتحديد مخاطر العمل الإضافي، واقتراح البدائل المؤهلة، وفرض ميزانيات العمل، وتطبيق قواعد الموافقة على PTO، والتحقق من صحة عمليات التداول، وفرض متطلبات فترة الراحة، ومنع الاقتران المحظور بين الموظفين، وفرض حدود عبء العمل، ومراقبة سياسات القوى العاملة عبر المؤسسة.
يعمل كل من AI Copilot وAutopilot معًا على تحويل جدولة القوى العاملة من العمل الإداري اليدوي إلى التنفيذ الآلي للقوى العاملة.
تساعد منصات الجدولة التقليدية المديرين على إنشاء الجداول الزمنية.
يمكّن XShift AI المديرين من تحديد النتائج بينما يقوم النظام بإنشاء والتحقق من الصحة والتنفيذ والتواصل والتنفيذ تلقائيًا.
إن مستقبل إدارة القوى العاملة لا يمنح المديرين المزيد من أدوات الجدولة. إنها تمنحهم أنظمة ذكية قادرة على توليد قرارات القوى العاملة والتحقق من صحتها وإنفاذها وإبلاغها وتنفيذها تلقائيًا.
ومع استمرار ارتفاع تكاليف العمالة واستمرار زيادة تعقيد القوى العاملة، سيضطر المشغلون بشكل متزايد إلى الاختيار بين إدارة تعقيد القوى العاملة يدويًا أو السماح لأنظمة الذكاء الاصطناعي بإدارتها على نطاق واسع.
الجدولة اليدوية لا تكلف الوقت فقط.
إنه يحول تعقيد القوى العاملة إلى خسارة مالية حقيقية.
تم تصميم XShift AI لعكس هذه المعادلة.
تعلم المزيد في XShift.ai.
اكتشاف المزيد من موقع طعم وكيف
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.
